3. 文件控制程序

3.1. 目的

对质量体系文件以及与检测工作有关的技术文件资料进行控制，以保证检测工作所使用的文件资料的有效性。

3.2. 范围

适用于本所质量体系文件，以及与检测工作有关的技术规范、标准等技术文件和资料的编写，维护和管理等工作。

3.3. 职责

3.3.1. 质量体系文件由所长批准，质量负责人负责组织编写，宣贯和解释;

3.3.2. 检测部门负责人审批相关的作业指导书;

3.3.3. 综合管理室负责有关检测技术文件的更新、发放及管理。

3.4. 工作程序

3.4.1. 文件资料分类

3.4.1.1.文件资料按其性质分为三类：

1.质量体系文件，包括质量手册、程序文件和作业指导书;

1.检测工作有关的技术性文件，包括标准(国家标准、行业标准、企业标准)、技术规范等。

3.其它管理文件

3.4.1.2.文件资料按其管理方式分为受控与非受控两类，受控文件资料加盖受控印章，编号分发，非受控文件不作此要求。本所质量体系文件和技术文件属受控文件。

3.4.2. 文件的编写、审核和批准

3.4.2.1.《质量手册》和《程序文件》由质量负责人组织编写，作业指导书和其他文件由相关部门负责人组织编写。

3.4.2.2.《质量手册》由质量负责人组织各部门负责人会审，所长批准;《程序文件》由质量负责人组织会审、批准;作业指导书和其他文件由各有关部门负责人审核批准。

3.4.3. 文件的发放

3.4.3.1.本所质量体系文件、技术文件(标准、规范)由综合管理室发放，

3.4.3.1.受控类文件的发放要加盖受控印章和受控编号，文件分发应作记录，文件领用人应在“文件分发登记表”上签名。

3.4.3.2.质量手册和程序文件、作业指导书发至相关各室，操作人员和执行人员应能方便地得到相关的作业指导书、技术标准、规范等文件资料。

3.4.3.3.受控文件破损或丢失应向发放部门说明原因，经质量负责人批准后补发新文件，补发的文件使用新的编号，同时注明丢失文件的分发号。

3.4.1. 本所文件的更改、作废和销毁

3.4.4.1.文件需要修改时，由更改人提出申请，说明理由，报原审核人审核，所长批准生效。

3.4.4.2.文件修改后应在封面或附页上作修改记录，有关人员签字。

3.4.4.3.更改后的文件由文件发放部门按原发放范围发放，同时收回作废的文件。

3.4.4.4.作废的文件应及时销毁，若需作为资料保存，应加盖作废印章，交办公室归档保存。

3.4.2. 文件保管与跟踪更新

3.4.5.1.文件发放部门保存受控文件目录，受控文件发放记录和文件正本和若干副本。

3.4.5.2.文件正本不得外借，副本可供本所人员借阅。

3.4.5.3.盖受控章的受控类文件不准复印，不得向外单位提供，如果需要向外单位提供受控类文件的副本，须经技术负责人批准。

3.4.5.4.文件的发放部门负责文件的保管，并跟踪文件的有效性，及时更换过期文件，有关使用部门应协助做好跟踪工作。

3.4.3. 我所的管理体系文件分类和编号。

管理体系文件分4个层次，第一层次是《质量手册》，第二层次是《程序文件》，第三层次是作业指导书，第四层次是记录与表格。文件代号规定如下：

**** / ## && - ××××××-1013

A B C D E

A单位标志 B文件类型 C代号 D流水号 E年代号

A 单位标志 用WGZF3个字符组成，代表某单位环境检测中心站

B 文件类型用两个字符表示

SC 表示质量手册

CX 表示程序文件，用汉语拼音的前1个字母表示

ZY 表示作业指导书，用作业的汉语拼音前1个字母表示

JL 表示记录表格，是第四层次文件

C代号 质量手册的代号从01开始表示版本号，01表示第二版。程序文件的代号按流水号从01开始到18结束。作业指导书按室从01开始编号。

D 编号 各室作业指导书的流水号。

E 年号 指文件的实施年。

3.1. 相关文件

《记录(档案)管理程序》(WGZF/CX11-1013)

3.2. 质量记录

受控文件发放登记表

管理体系文件清单